DOCUMENTOS INTELIGENTES: UN MOTOR PARA EMPRESAS Y ORGANIZACIONES

Por Andres Losada, Director de Marketing para Xerox Distributor Group

 

En los negocios, los documentos tienen importancia. Las organizaciones que invierten en procesos de documentos clave introduciendo mayores niveles de inteligencia obtendrán una amplia gama de beneficios en todos los aspectos fundamentales del negocio.

 

Las soluciones de procesamientos de documentos deben poder soportar los requerimientos de una organización, incorporando tecnologías en la nube, móviles y sociales en los flujos de trabajo de negocios. Los documentos son la moneda del negocio. Son el núcleo mismo de los flujos de trabajo críticos e impulsan prácticamente todas las áreas del negocio.

 

En una investigación de IDC, más de la mitad de los gerentes de IT, gerentes de negocios y trabajadores de la información, dijeron que la optimización de los procesos de documentos tendría un impacto positivo significativo en toda métrica de negocio consultada en el estudio.

 

Las áreas de mayor impacto son los procesos de documentos centrados en los costos operativos: casi tres cuartos de los encuestados afirmaron que los procesos de optimización de documentos mejorarían la productividad de los empleados, la visibilidad y el control de los procesos y los costos operativos.

 

Los consultados indicaron que también tendría un impacto significativo en los procesos relacionados con riesgo: continuidad del negocio, seguridad de la información y respeto de las normas regulatorias.

 

El valor de los “documentos inteligentes” en los negocios de hoy

 

El manejo de los documentos es de creciente importancia en los negocios de hoy, ya que los documentos son el corazón mismo de los flujos de trabajos críticos e impulsan prácticamente cada área de una organización.

 

Definen cómo efectuamos el trabajo, cómo compartimos información e ideas y, en última instancia, cómo creamos valor. Eso explica porqué, en el actual entorno de negocios, las organizaciones requieren más que la digitalización para manejar los documentos hoy. Necesitan documentos con inteligencia, porque las nuevas tendencias y tecnologías tales como la computación en la nube, la movilidad, los negocios sociales y los grandes análisis de datos, están impulsando un cambio sísmico en cómo las organizaciones utilizan documentos para llevar adelante los negocios.

 

Esta migración hacia los documentos inteligentes requiere también una modificación en el modo de pensar a partir de los dispositivos de hardware y los ecosistemas de software que integran dispositivos y sistemas. Una reciente encuesta global de IDC sobre el manejo de documentos, patrocinada por Xerox, halló que las organizaciones están experimentando un gran sufrimiento con sus documentos.

 

Más de la mistad de los gerentes de IT, de los gerentes de negocios y de los trabajadores de la información sostuvieron que sus mayores desvelos radican en encontrar documentos relevantes, recrear documentos extraviados y extraer documentos de almacenajes de datos.

 

La dificultad de encontrar documentos es un muy significativo punto álgido en grandes empresas (empresas con más de mil empleados), citado por el 59%, y un punto aún más crítico para las PyMEs (empresas con menos de mil empleados), citado por el 67%. Este hallazgo apunta claramente a la necesidad de introducir mayor inteligencia en los documentos.

 

La inteligencia de los documentos adopta varias formas, incluyendo la seguridad y la integración del flujo de trabajo, la conciencia y extracción de contenido y las estrategias de retención y disposición. Sin embargo, una de las mayores áreas de dificultad en los negocios es ubicar los documentos adecuados y extraer la información de los mismos.

 

Entonces, ¿qué es un Documento Inteligente? Hay cuatro aspectos clave: El manejo de documentos hoy debe proporcionar mayores niveles de inteligencia de los documentos. Focalizarse en estas necesidades destrabaría el contenido actualmente oculto en almacenajes de documentos, haciendo a los empleados más informados y productivos y mejorando la efectividad de las funciones dirigidas hacia el cliente.

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Guatemala. En segunda jornada de regatas en la Bahía Biscayne, en Miami, sede de la Copa del Mundo de la SAF, los veleristas Andrea Aldana en láser radial y Jason Hess e Irene Abascal en nacra 17, no bajan los brazos en búsqueda de 2 plazas para los Juegos Olímpicos de Rio 2016.

 

La dupla integrada por Hess y Abascal desafió las olas y las condiciones climáticas para acercarse a los uruguayos Pablo Defazio y Mariana Fogli, en el duelo directo por el cupo olímpico.

Fuente: Comité Olímpico Gautemalteco (COG)

 

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